QUE ES UNA BASE
DE DATOS
Una base de datos
es una colección de información organizada de forma que un programa de
ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite.
Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
Las bases de
datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es
una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y
un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es
análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales
consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.
TIPOS DE MODELOS
DE DATOS
Existen
fundamentalmente tres alternativas disponibles para diseñar las bases de datos:
el modelo jerárquico, el modelo de red y el modelo relacional.
MODELO
JERÁRQUICO. Puede representar dos tipos de relaciones entre los datos: relaciones
de uno a uno y relaciones de uno a muchos.
MODELO DE RED.
Este modelo permite la representación de muchos a muchos, de tal forma que
cualquier registro dentro de la base de datos puede tener varias ocurrencias
superiores a él. El modelo de red evita redundancia en la información, a través
de la incorporación de un tipo de registro denominado el conector.
MODELO
RELACIONAL. Este modelo se está empleando con más frecuencia en la práctica,
debido a la ventajas que ofrece sobre los dos modelos anteriores, entre ellas,
el rápido entendimiento por parte de usuarios que no tienen conocimientos
profundos sobre sistemas de Bases de Datos.
BASES DE DATOS
DISTRIBUIDAS. Las bases de datos distribuidas se están utilizando cada vez más
en la misma medida en que se usan las arquitecturas de cliente- servidor . Los
principales problemas que se generan por el uso de la tecnología de bases de
datos distribuidas son en lo referente a duplicidad de datos y a su integridad
al momento de realizar actualizaciones a los mismos. Además, el control de la
información puede constituir una desventaja, debido a que se encuentra
diseminada en diferentes localidades geográficas.
CAMPO LLAVE
Es un campo que
en la base de datos se tomara como identificador de cada registro la condición
debe ser que ese campo nunca repita valores y que no este vacío
LLAVE FORÁNEA
Es llamada clave
Externa, es uno o mas campos de un tabla que hacen referencia al campo o campos
de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como esta relacionadas
las tablas. Los datos en los campos de clave externa y clave principal deben
coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.
RELACIÓN
Conjunto de
relaciones semántica mente ligadas por sus dominios
TIPOS DE RELACIÓN
RELACIÓN UNO A
UNO: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único
registro de la otra tabla y viceversa.
RELACIÓN UNO A VARIOS: Cuando un registro de
una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro
de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla
principal)puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla
secundaria).
RELACIÓN VARIOS A VARIOS: Cuando un registro
de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y
viceversa.
CONSULTA
Una consulta
recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la
pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:
De selección:
selecciona y presenta registros en formato patrón
De referencias
cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
De acción: altera
el contenido de registros en una única operación
Los registros
seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido
de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo
existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto
de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si
alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente
reflejarán esas alteraciones.
Las consultas
constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas
contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
Elegir campos
específicos de tablas específicas;
Seleccionar
informaciones vía criterios;
Mostrar las
informaciones en varios órdenes;
Obtener datos de
varias tablas simultáneamente;
Calcular totales;
Crear formularios
e informes;
Crear otras
consultas y gráficos.
INFORME EN ACCESS
Un informe access
no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y
dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes,
ya que permitenautomatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir
de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de
datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.
FORMULARIO EN
ACCES
Un formulario es
un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar
los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para
controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a
mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de
los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos
usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de
datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario
con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
Considere los
formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de
datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los
usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente
atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos,
además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft
Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios
con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que
mejoran el uso de las bases de datos.
Y PARA QUE NOS
SIRVE EL MANEJADOR DE DATOS SQL
SQL (Standar
Query Lenguaje) es un lenguaje estandarizado de base de datos, el cual nos
permite realizar tablas y obtener datos de ella de manera muy sencilla. También
se puede decir, SQL es un lenguaje bastante sencillo, principalmente orientado
a bases de datos y, sobre todo, al manejo de consultas. Visual Basic incorpora
esta extensión junto a nuestras bases de datos, obteniendo potentes resultados.
De hecho, las consultas que se realizan en Access, están desarrolladas o
basadas en este lenguaje, por lo que su implementación en Visual Basic no es
complicada.
El objetivo
principal de SQL es la realización de consultas y cálculos con los datos de una
o varias tablas.
SISTEMA DE
COMPRAS
Es un programa
que te ayuda a comprar sistemáticamente, lo que necesites, en las cantidades
que ocupas en el tiempo en el que lo necesitas. Son conocidos como sistemas de
MRP (Materials Requirement Planning), existen muchos tipos y su complejidad
varia, pero los elementos clave que necesitas para que funcione son: Tus usos
(diarios, semanales o mensuales) El "lead time" tiempo de manufactura
de tu proveedor. In Transit Time (Tiempo que tarda en llegarte)
MOQ (Minim Order
Qty's) Cantidad mínima a pedir o en múltiplos de? Conocido como Std Pack. En el
sistema también puedes incluir precio, términos de pago, proveedor etc....pero
lo básico que te maneja es;
Inventario
Inicial
+ Compras
- Uso o Consumo
(Diario/semanal) incluye desperdicio
=Inventario Final
que se convierte en tu inventario inicial del día siguiente
De acuerdo a tus
consumos y datos que alimentes el sistema de arroja cuando debes de colocar una
compra para que te llegue de acuerdo a tus necesidades de consumo.
Módulo dedicado
al análisis, control y gestión del Departamento de Compras.
Permite realizar
pedidos indicando:
• Datos del
pedido: número, fecha, impuestos, proveedor, etc.
• Materiales que
componen el pedido.
Una vez realizado
el pedido, se muestra información de:
• Entregas, donde
se indican las unidades recibidas de cada material.
• Datos de
almacén (stock, ubicación, etc.).
• Emisión de
informes, tales como órdenes de pedido, valoraciones, etc.
• Posibilidad de
realizar pedidos programados, es decir, pedidos similares a un mismo proveedor
en un intervalo de tiempo.
• Inclusión de
avisos respecto a plazo y cantidad, junto a certificados de calidad en los
informes.
Con el fin de
realizar operaciones eficaces y redituables dentro de las empresas, y mediante
la implementación de novedosa tecnología Informática para ello, han surgido
gran cantidad de aplicaciones que ofrecen una enorme gama de herramientas de
software para responder a diversas problemáticas empresariales Tal es el caso
de los sistemas SRM, siglas surgidas de su nombre en inglés Supplier
Relationship Management, que básicamente consiste en la gestión de las
relaciones con los proveedores de materia prima. En reglas generales, el
sistema SRM permite administrar de manera eficaz todos los procesos de compra
que realiza una empresa, ofreciendo la información necesaria para realizar
transacciones correctas.
De esta manera,
es posible evaluar los resultados de las operaciones, con el fin de analizar
cuáles son los pasos a seguir en el desenvolvimiento de la compañía, logrando
de esta manera incrementar la productividad cotidiana, y una notable reducción
de costos.
CONTROL DE
INVENTARIOS
La contabilidad
para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas
dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función
y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual
obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares
relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las
siguientes:
· Inventario (inicial)
· Compras
· Devoluciones en compra
· Gastos de compras
· Ventas
· Devoluciones en ventas
· Mercancías en tránsito
· Mercancías en consignación
· Inventario (final)
El Inventario
Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que
comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los
inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no
vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará
con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
En la cuenta
Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el
objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto
para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de
Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta
tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se
cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se
refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía
comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta
cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
El objetivo de la
administración de inventarios, igual que el la administración de efectivo,
tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizar la
inversión del inventario , puesto que los recursos que no se destinan a ese fin
se puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podrían
financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con
inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para
que las operaciones de producción y
venta funcionen sin obstáculos,
como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos.
Reduciendo el
inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder
satisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de las operaciones de la
empresa. Si se tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las
probabilidades de no poder hacer a la demanda y de interrumpir las operaciones
de producción y venta, pero también se
aumenta la inversión.
Los inventarios
forman un enlace entre la producción y la venta de un producto. Como sabemos
existen tres tipos de éstos, los cuáles son el inventario de materia prima, de
productos en proceso y el de productos terminados.
El inventario de
materias primas proporciona la flexibilidad a la empresa en sus compras, el
inventario de artículos terminados permite a la organización mayor flexibilidad
en la programación de su producción y en su mercadotecnia.
Los grandes
inventarios permiten además, un servicio más eficiente a las demandas de los
clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas en el presente y
también en el futuro.
El hecho de
controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas y
desventajas, a continuación mencionaremos una ventaja:
· La empresa puede satisfacer las
demandas de sus clientes con mayor rapidez.
Algunas
desventajas son:
· Implica un costo generalmente alto
(almacenamiento, manejo y rendimiento)
· Peligro de obsolescencia
IMPORTANCIA
La administración
de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuantas unidades deberían ordenarse o
producirse en un momento dado.
2. En que momento deberían ordenarse o
producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario merecen una
atención especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en
los costos de los artículos del inventario.
La administración
de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen
diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la
satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha
política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la
continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad
razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de
inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar
enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las
necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categorías para los inventarios y
clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al
mas bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda.
6. Recurrir a la informática.
TIPOS DE
INVENTARIOS
Los inventarios
son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente entre los
distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una
gran variedad de artículos, y es pro eso que se han clasificado de acuerdo a su
utilización en los siguientes tipos:
INVENTARIOS DE
MATERIA PRIMA
Comprende los
elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En
toda actividad industrial concurren una variedad de articulos (materia prima) y
materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un
articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado
en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se
hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La
materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de
fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.
INVENTARIOS DE
PRODUCTOS EN PROCESO:
El inventario de
productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se
utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción
y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al
proceso de producción en un momento dado.
Una de las
características del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el
valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado
como consecuencia del proceso de producción.
INVENTARIOS DE
PRODUCTOS TERMINADOS:
Comprende estos,
los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de
productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y
que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los
almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de
inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas,
es decir su nivel esta dado por la demanda.
INVENTARIOS DE
MATERIALES Y SUMINISTROS
En el inventario
de materiales y suministros se incluye:
· Materias primas secundarias, sus
especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la
industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
· Artículos de consumo destinados para
ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de
consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están
formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran
relevancia.
· Los artículos y materiales de
reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los
artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores
adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.
INVENTARIO DE
SEGURIDAD
Este tipo de
inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento
caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto de la demanda
durante un periodo de re abastecimiento la importancia del mismo está ligada al
nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras
de la entrega.
NOMINA
Es una la lista
conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar
por los servicios que éstos le prestan al patrono.
Es el instrumento
que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a
los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística,
tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones
laborales.
TIPOS DE NÓMINAS
Según su
Presentación:
Nómina Manual: Se
elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de
mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseñados,
Según la Forma de
Pago:
Semanal: Para
obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese
tiempo.
Quincenal: Para
empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.
Nómina
Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite,
generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los
aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este
tipo de nómina se debe crear el siguiente tipo de información
Según el Tipo de
Personal:
Nómina Ejecutiva
o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (Nómina confidencial).
Nómina de
Empleados: Para el resto del personal empleado.
Nómina de
Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de
costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
La Administración
de Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y
coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el
desempeño eficiente del personal.
Significa conquistar
y mantener las personas en la organización, trabajando y dando el máximo de sí,
con una actitud positiva y favorable.
OBJETIVOS
El principal
objetivo de la Administración de Recursos Humanos es mejorar las contribuciones
productivas del personal a la organización, de forma que sean responsables
desde el punto de vista estratégico, ético y social.
El Departamento
de Recursos Humanos (DRH) es esencialmente de servicios. Sus funciones varían
dependiendo del tipo de organización al que este pertenezca, a su vez, asesora,
no dirige a sus gerentes , tiene la facultad de dirigir las operaciones de los
departamentos
El desarrollo de
habilidades a través de la Capacitación y la instrucción, la promoción del
trabajo en equipo y la participación, la motivación y el reconocimiento de los
empleados, y proveer una comunicación significativa son habilidades importantes
de recursos humanos que deben tener todos los gerentes para que la calidad
total tenga éxito.
